Politique sur la salle de lecture

Plus d’information

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Introduction

Les University of Alberta Archives (UAA) reconnaissent l’importance de préserver les documents d’archives à des fins de responsabilité organisationnelle, de recherche et d’enseignement. La politique sur la salle de lecture du RCRF (Research & Collections Resource Facility) a pour objectif d’assurer un accès uniforme et fiable aux fonds d’archives, en même temps que de gérer les documents de manière sécuritaire.

Demandes de documents

  1. Les chercheurs doivent lire le Researcher Rules and Responsibilities form pour les chercheurs et y apposer leur signature avant de pouvoir recevoir des documents d’archives.
  2. Les chercheurs doivent donner un préavis de 48 heures pour accéder aux documents d’archives, y compris pour les archives photographiques et les documents audiovisuels (ce préavis n’inclut pas les fins de semaine ou les jours fériés). Cette norme en matière de préavis s’applique également aux projets de recherche en cours pour lesquels les chercheurs ont besoin de documents supplémentaires.
  3. Afin de garantir l’organisation et la sécurité des documents d’archives, la quantité des documents d’archives fournie aux chercheurs sera toujours à la discrétion du personnel des UAA.
  4. Les chercheurs peuvent seulement utiliser les documents d’archives dans la salle de lecture, qui sera toujours sous la supervision du personnel. Aucun document ne peut sortir de cette pièce. Les chercheurs ne peuvent pas emprunter les documents d’archives, ni les sortir de la salle de lecture.
  5. Les chercheurs doivent informer le personnel quand ils ont fini de consulter les documents. Ils doivent également avertir le personnel s’ils ont l’intention de revenir consulter les documents pendant plusieurs jours. Aucun document ne peut être laissé dans la salle de lecture jusqu’au lendemain.
  6. Les chercheurs doivent remettre tous les documents au personnel des Archives après les avoir consultés. Les chercheurs qui doivent quitter la pièce pendant plus de 15 minutes doivent retourner les documents au personnel des Archives.
  7. Les chercheurs doivent informer le personnel des Archives s’ils ont l’intention de revenir plus tard dans la semaine pour consulter de nouveau les documents, car il est possible de les mettre de côté.

Inscription

Avant d’entrer dans la salle de lecture, les chercheurs doivent s’inscrire auprès de la personne responsable de la surveillance de la salle.

  1. Tous les chercheurs doivent présenter une pièce d’identité valide avec photo (ONEcard, permis de conduire, etc.) au personnel des UAA, au comptoir de référence. Le personnel gardera la pièce d’identité au comptoir jusqu’à ce que tous les documents aient été retournés.
  2. Les chercheurs doivent lire les règles et les responsabilités les concernant et y apposer leur signature.

Niveau sonore

La salle de lecture a été désignée comme une zone silencieuse pour les chercheurs qui ont besoin d’avoir accès à des documents d’archives.

Effets personnels

  1. Les chercheurs doivent laisser leurs manteaux, leurs sacs, leurs cartables, leurs étuis d’ordinateur portable, leurs sacs à dos, leurs classeurs, leurs dossiers, etc. dans les casiers prévus à cet effet. Les UAA ne pourront pas être tenues pour responsables de la perte de ces biens personnels. Veuillez prendre soin de protéger vos effets personnels (utilisez des casiers et assurez-vous qu’ils soient verrouillés, ne rangez pas d’objets de valeur, etc.).
  2. Aucune nourriture ou boisson n’est permise dans la salle de lecture, ce qui inclut l’eau, les bonbons, les pastilles pour la toux, etc.
  3. Seuls les ordinateurs portables, les blocs-notes, les crayons et les appareils photo sont autorisés dans la salle de lecture. Les stylos, les crayons de couleur ou les surligneurs ne sont pas permis. Si vous souhaitez avoir avec vous des documents de référence externes, vous devez vous assurer de pouvoir le faire en vérifiant avec le personnel à votre arrivée.
  4. Vous devez éteindre votre téléphone cellulaire ou le mettre en mode silencieux pendant que vous êtes dans la salle de lecture. Afin de respecter les autres chercheurs et le personnel, vous ne devez pas avoir de conversations téléphoniques lorsque vous vous trouvez dans la salle de lecture.
  5. Si vous souhaitez prendre des photos des documents, les scanner, etc., vous devez en demander la permission au personnel au préalable. Il est strictement interdit de prendre des photos avec flash. La salle de lecture est équipée d’un scanner. Si le personnel des Archives vous a permis de prendre des photos, vous devez utiliser votre propre appareil.

Utilisation des documents d’archives

  1.  Il est interdit de faire des marques sur les documents d’archives ou de les modifier de quelque manière que ce soit.
  2. Veuillez vous reporter aux Procédures pour le soin et la manipulation des documents d’archives pour en apprendre davantage sur les procédures de manipulation des archives.