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Les membres du corps professoral jouent un rôle essentiel dans les fonctions d’enseignement et de recherche de l’université. Les documents qu’ils créent font partie des données d’archives de l’institution.
Les documents des professeurs sont des preuves de l’ensemble de leurs recherches et de leurs contributions académiques aux champs de recherche et aux institutions qu’ils représentent.
- En tant qu’institution de recherche, les UAA, dans le cadre de leur stratégie d’acquisition d’archives privées, prendront en considération les documents des professeurs titularisés. Les archives du personnel enseignant sont créées par les professeurs afin d’accomplir leurs compétences en termes d’enseignement, de service à la communauté et de recherche.
- Les membres du corps enseignant sont fiers de leurs recherches et de leur enseignement, mais aussi de partager leurs connaissances avec leurs collègues et avec la communauté au sens large. Les archives découlant de ces activités pendant leur carrière incluent les éléments suivants :
- plans de cours
- notes de cours
- photographies (membres de la faculté, chercheurs / membres du personnel associés, laboratoires et équipement)
- corerspondance avec des collègues
- informations sur les subventions
- livres et publications connexes
- ébauches finales d’articles et de rapports non publiés
- entretiens oraux importants d’un point de vue historique
- renseignements de nature biographique, y compris les curriculum vitae
- agendas / journaux intimes
- Les documents générés par les membres du corps professoral permettent de mettre en lumière des idées et des projets d’importance auxquels ils aspiraient, mais sur lesquels ils n’ont peut-être jamais publié.
- Les membres du corps enseignant peuvent faire don de leurs documents aux UAA indépendamment de l’université en tant que telle et obtenir un crédit d’impôt.
- Les professeurs créent et reçoivent toute une panoplie de documents de recherche et d’enseignement dans le cadre de leur mandat, ce qui inclut les éléments suivants :
- notes de cours
- notes prises lors de réunions
- questions d’examens
- Chaque professeur crée et reçoit des documents portant sur des programmes académiques, représentant des critères d’évaluation utilisés pour les étudiants qui prennent des cours, mais aussi des qualités intellectuelles considérées comme importantes pour les chercheurs futurs au moment de la création et de la réception de ces documents.
- Les UAA peuvent, de manière sélective, prendre en considération l’acquisition de documents qui résultent de la nature même de la recherche ou qui incarnent cette nature. Les documents de recherche peuvent être volumineux, mais ils témoignent d’une matrice de relations entre la recherche et le corps professoral, les organismes subventionnaires et d’autres entités qui ont pris part à ces projets.
- Les documents de recherche abrités par les UAA pourront être utilisés par d’autres chercheurs à l’avenir et constituent une composante significative des activités du département et de la discipline dans son ensemble. Ces archives doivent être organisées et conservées par le corps professoral, qui doit envisager d’en faire don aux UAA, ce qui inclut les éléments suivants :
- notes sur les progrès de recherches
- dossiers de subventions de recherches acceptés
- hypothèses de recherches et rapports de thèses pour les principaux projets
- thèses de doctorat
- objectifs de projets
- résultats de recherches
- Les documents montrant un service à la communauté correspondent au rôle des membres du corps enseignant et à leurs contributions à la communauté en général. Ces documents peuvent inclure les éléments suivants :
- contributions à des revues universitaires
- contributions à des journaux
- conseils et aide à des œuvres caritatives communautaires et locales ou à des groupes d’intérêts spéciaux
- conseils à des organisations et à des sociétés professionnelles
- soutien écrit aux droits et aux intérêts de la communauté (pollution, crime, recyclage, etc.)
- Les critères utilisés pour déterminer si les documents d’un membre du corps professoral titularisé seront acquis par les UAA incluent les éléments suivants :
- réputation académique et activités de recherche
- titularisation et années de service
- implication dans la vie du département et / ou de l’université
- manière dont les dons enrichissent la documentation sur l’histoire de l’université en complétant les collections existantes ou en comblant certaines lacunes
- implication auprès d’organisations ou d’institutions liées à sa discipline universitaire
- La personne responsable des archives de l’université ou une personne autorisée à le faire prendra chaque don en considération au cas par cas et à sa discrétion.
- Les membres du corps professoral qui souhaitent faire don de leurs documents aux UAA doivent communiquer directement avec les UAA pour arranger une vérification des documents faisant l’objet d’un don.
- Les membres du corps professoral doivent remplir un formulaire pour les donateurs, en vertu des procédures des UAA sur les dons de documents non universitaires.
- Les documents qui contiennent des renseignements personnels sur une ou sur plusieurs tierces parties, tels que définis par la Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act (loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée), pourront seulement être acquis avec le consentement écrit de la personne ou des personnes dont le nom figure dans les documents. Les donateurs ont la responsabilité de s’assurer d’obtenir la permission des tierces parties avant de faire don de leurs documents d’archives.