Plus d’informations
I. Dons de documents non universitaires
- Les UAA, au cas par cas, pourront acquérir des documents privés de valeur archivistique durable qui ont été créés ou reçus par des individus, des organisations ou des institutions non universitaires; s’ils correspondent au mandat académique de l’université, les UAA pourront faire l’acquisition de ces documents.
- Les objets tridimensionnels (sculptures, médailles, tableaux, etc.) ne sont généralement pas considérés comme des documents d’archives. Si vous souhaitez faire un don de biens culturels à l’université, vous pouvez communiquer avec le Department of Museums and Collections Services de l’Université de l’Alberta.
- Les personnes qui souhaitent faire des dons de documents d’archives aux UAA peuvent communiquer avec la personne responsable des archives de l’université pour déterminer si les documents correspondent au mandat de la collection des UAA.
- Dans certains cas, la personne responsable des archives de l’université pourra rencontrer les donateurs à l’extérieur pour évaluer si les documents conviennent aux UAA.
- Les dons de documents d’archives aux UAA sont inconditionnels et doivent être approuvés par [le doyen du Campus Saint-Jean] ou le vice-Provost et par le ou la bibliothécaire en chef ou par une personne qui a reçu l’autorité de le faire.
- Seules les UAA peuvent accepter des documents d’archives au nom de l’université.
- Les donateurs doivent informer les UAA s’ils ont déjà offert les documents à d’autres institutions archivistiques.
- Les UAA n’accepteront pas la livraison de documents d’archives non sollicités. Avant que les UAA acceptent d’en prendre la garde, les documents d’archives doivent faire l’objet d’une acceptation formelle par l’intermédiaire d’un formulaire d’entente signé par les donateurs.
- L’accès aux documents d’archives est régi par l’entente signée par les donateurs.
II. Estimation des documents d’archives
- Les UAA pourront prendre les dispositions nécessaires pour faire estimer les documents d’archives ayant fait l’objet d’un don, afin d’en obtenir la juste valeur marchande et d’émettre le reçu pour fin d’impôt correspondant.
- Si un donateur veut une estimation, le donateur devra fournir aux UAA la liste de base des documents qu’il veut donner et faire estimer. Le personnel des UAA fournira des cartons d’archivage pour ranger les dons avant de prendre réception des pièces se trouvant sur la liste.
- En retenant les services d’un évaluateur agréé pour les biens culturels, les UAA détermineront la juste valeur marchande des documents d’archives ainsi donnés, et ce avant la fin du mois de janvier suivant l’année pendant laquelle le don a eu lieu.
- Les UAA fourniront aux donateurs des accusés de réception pour les dons.
- Les UAA tiendront des registres de tous les dons de documents d’archives.
- Dans le respect des pratiques éthiques et des codes de conduite professionnels, le personnel des UAA ne peut pas accepter de cadeaux personnels ou de pourboires de quelque nature que ce soit de la part des donateurs qui souhaitent faire don de documents d’archives aux UAA.
- Tous les donateurs doivent remplir un formulaire d’entente pour les dons de documents d’archives. La collecte de toutes les informations personnelles recueillies par l’intermédiaire du formulaire est effectuée conformément à la Section 33 de la Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act (loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée), dans le but d’administrer les dons de documents d’archives, y compris le transfert légal de propriété des documents aux UAA.