Politique des archives

Guide d’utilisation des archives

Dans les années 1960 et 1970, l’université a reconnu l’importance de la préservation des archives pour la recherche, l’enseignement, et pour responsabiliser les établissements. En créant le poste d’archiviste universitaire et les archives de l’université, le conseil d’administration, en 1967, 1969 et 1974, a pris des mesures pour identifier, acquérir, préserver et mettre à disposition:

  • Des informations d’une valeur archivistique qui documentent sa mémoire institutionnelle;
  • Des informations non universitaires durables créées ou reçue par le corps professoral, le personnel ou des organisations ou institutions affiliées à l’université, qui ont une valeur archivistique et qui renforcent la mémoire institutionnelle;
  • Des informations créées ou reçues par des individus, des organisations et des institutions qui ont une valeur archivistique et dont l’acquisition serait conforme au mandat académique de l’université.

L’université a également reconnu que, dans le cadre de ses obligations envers son corps professoral, son personnel, ses étudiants et les Albertains en général elle était responsable de la gestion efficace de ses ressources d’information enregistrées, sur tous les supports créés ou reçus par le corps professoral ou le personnel dans l’exercice de leurs fonctions.

L’université reconnaît son devoir de protéger les renseignements personnels et de fournir un accès approprié aux informations non personnelles. En outre, l’université reconnaît la nécessité de mettre en place un processus formel pour la disposition légale de ses ressources d’informations, quel que soient leurs supports.

L’université a également reconnu le lien qui existe entre la préservation des informations de valeur archivistique enregistrées par l’université et un programme efficace de gestion des archives, qui identifie ces informations et en assure le transfert et la conservation par les archives dans des locaux et environnements de stockage appropriés.

La politique est conçue pour fournir un cadre à l’échelle de l’université afin de garantir que:

  • Les ressources d’information enregistrées de l’université sont gérées efficacement.
  • Les informations enregistrées par l’université et ayant une valeur archivistique sont préservées afin de garantir la responsabilité publique, l’authenticité des informations, la continuité du processus décisionnel et la recherche académique, administrative et juridique.
  • Les informations non universitaires enregistrées nécessaires à la recherche et à l’enseignement à l’université sont acquises, préservées et mises à disposition.
  • L’utilisation d’informations enregistrées ayant une valeur archivistique dans la recherche, l’enseignement et la création de nouvelles connaissances soit encouragée et facilitée.
  • L’information et les connaissances sur l’université et sa mission académique et administrative soient diffusées à la communauté universitaire et aux communautés albertaines, canadiennes et internationales.

L’Université de l’Alberta s’est dotée des politiques suivantes:

  • Il doit y avoir des archives dirigées par un archiviste en chef.
  • Les archives constituent le répertoire officiel des informations enregistrées ayant une valeur archivistique, quel que soit le support:
    • Informations créés ou reçues par le corps professoral ou le personnel universitaire dans l’accomplissement de ses tâches et transféré aux archives lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à l’administration quotidienne.
    • Informations acquises par les archives de l’université pour soutenir la recherche et l’enseignement.
    • Informations acquises par les facultés, les départements, les unités et les bureaux pour soutenir la recherche et l’enseignement et transférées aux archives pour préservation.
  • Les archives donneront accès aux documents d’archives sous sa garde et sous son contrôle selon des modalités qui assurent le respect des lois et règlements du gouvernement en matière d’accès et de protection de la vie privée, de la politique de l’université, des accords avec les donateurs et des meilleures pratiques professionnelles et éthiques.
  • Les informations universitaires enregistrées ayant une valeur archivistique seront transférées à la garde et au contrôle des archives.
  • Pour que le personnel des archives puisse déterminer l’emplacement et l’identité des documents ayant une valeur archivistique durable, le personnel des archives doit avoir un accès direct aux professeurs et au personnel de l’université et aux informations enregistrées de l’université.
  • Tous les dons de biens matériels appartenant à des archives non universitaires doivent être traités dans le cadre d’un accord de donation formel.
  • L’université obtiendra des dons d’archives conformément aux lois et règlements régissant l’acquisition de biens culturels archivistiques et au cadre de la stratégie d’acquisition des archives. Cela comprend les lois, les conventions et les traités des gouvernements provinciaux et fédéral du Canada, ainsi que les accords et les traités internationaux.
  • Les archives se conformeront aux conditions requises par le ministère du Patrimoine canadien pour conserver une accréditation de catégorie «A» pour les biens d’archives culturelles.
  • Les archives se réservent le droit de retirer et/ou d’éliminer tout matériel acquis (désengagement), en autant que ce droit soit appliqué conformément meilleures pratiques archivistiques.
  • De temps à autre, les archives publieront les politiques, procédures et tarifs nécessaires au bon fonctionnement de ses opérations.

Les archives de l’Université de l’Alberta, en collaboration avec le University Records Office, aideront à faciliter un programme de gestion des archives.

  • L’université doit élaborer des politiques, des procédures, des directives et des normes de gestion des archives à l’échelle de l’université afin de faciliter la conservation et l’accès aux informations enregistrées ayant une valeur durable. Cela peut inclure la création et la mise à jour de calendriers de conservation des enregistrements, la mise sur pied des autorités responsables de leur élimination, la création de systèmes de conservation des enregistrements, la protection des enregistrements essentiels, la planification et la préparation de protocoles de réponse aux sinistres et la création de mesures pour assurer la sécurité des enregistrements.
  • Selon ces politiques, procédures, directives et normes, les facultés, les départements, les unités et les bureaux sont responsables de la gestion des informations enregistrées créées ou reçues par leur corps professoral et les autres membres du personnel dans le cadre des activités universitaires.
  • Toutes les informations enregistrées, créées ou reçues par les professeurs et le personnel de l’université dans l’exercice de leurs fonctions habituelles, sont la propriété de l’université et sont soumises aux politiques du programme de gestion des dossiers de l’université.
  • Aucune information enregistrée de l’université ne peut être détruite sans l’approbation du responsable des archives de l’université.
  • Les facultés, les départements, les unités et les bureaux des universités doivent se conformer aux calendriers de conservation des archives et aux autorités responsables de l’élimination des archives en leur possession ou sous leur contrôle.

Cette politique sera revue annuellement.

Loi sur l’apprentissage postsecondaire, RSA

Procès-verbal – Bureau des gouverneurs:

  • 28 juillet 1967 Création du poste d’archiviste universitaire
  • 3 octobre 1969 Mise en place d’une politique des archives
  • 7 juin 1974 Mise en place d’une politique de conservation et de destruction des documents

Lien en anglais : https://www.library.ualberta.ca/archives/policies-procedures/university-of-alberta-archives-policy