L’Université de l’Alberta joue un rôle fondamental dans le développement éducatif, économique, social et culturel de la province de l’Alberta et du Canada. Les archives de l’Université de l’Alberta s’efforcent de préserver de manière sélective le patrimoine documentaire de cette expérience en coopération avec d’autres institutions d’archives provinciales, nationales et internationales.

Les archives de l’Université de l’Alberta ont trois objectifs:

• Les archives constituent la mémoire institutionnelle de son organisme parrain, l’Université de l’Alberta.
• Les archives servent la communauté universitaire en tant que centre de ressources pour des activités de recherche et d’enseignement.
• Les archives conservent un souvenir complet et varié des fonctions, activités et expériences non officielles associées à l’histoire et au développement de la communauté universitaire en général et de tous ses électeurs affiliés.

• Préserver la mémoire institutionnelle de l’université en préservant ses archives et ses publications d’une valeur durable. Les archives ont le pouvoir d’évaluer, d’acquérir, de conserver et de mettre à disposition des preuves documentaires, quels que soient les médias, la structure, les politiques, les fonctions et les décisions de l’université. L’archiviste de l’université collabore avec le Bureau de la gestion des archives de l’université pour appuyer le programme de gestion des archives de l’université, y compris la sélection, l’évaluation et l’acquisition des archives universitaires officielles appropriées. La responsabilité de la disposition finale des documents universitaires officiels dans le système des archives universitaires incombe au conseil d’administration agissant par l’intermédiaire de l’archiviste de l’université ou de son représentant.
• Acquérir des documents répondant aux rôles professionnels de recherche et d’enseignement de l’établissement. Afin de formuler une ressource de recherche et d’enseignement équilibrée et précieuse, les archives entretiennent un dialogue approprié avec les professeurs et le personnel concernant les besoins en acquisition.
• Préserver des archives offrant un récit historique inclusif des divers membres non officiels de l’université. Ces archives fournissent un contexte aux archives officielles de l’université, facilitent l’élaboration de programmes d’études et la politique des départements, soutiennent les activités de relations publiques et donnent un sens de l’identité individuelle et collective aux membres des campus. Cette ressource historique est la mémoire unique d’expériences de campus par ailleurs non documentées. Les archives de l’université sont chargées de sélectionner les archives des groupes de campus appropriés afin de rendre compte des expériences historiques d’étudiants, de professeurs, d’employés de campus, d’organisations privées et d’individus impliqués dans la vie universitaire.
• Assurer la liaison avec les autres agences d’archives de la province dans le cadre d’une entreprise commune visant à préserver le patrimoine documentaire provincial et à rendre cette ressource provinciale globale disponible de manière sécurisée, en réseau et accessible.
• Recevoir et conserver tous les documents d’archives transférés au service des archives par les facultés, les départements et les unités fonctionnelles de l’Université de l’Alberta et ses éléments constitutifs.

• La déclaration de politique du Conseil des gouverneurs du 7 juin 1974 (point 4) intitulée Conservation et destruction des documents d’archives de la University of Alberta attribue à l’archiviste de l’université le pouvoir de rédiger et d’appliquer des calendriers de disposition de tous les documents officiels de l’université.
• La 1969 Archives Policy de l’Université de l’Alberta confie à l’archiviste de l’université la responsabilité des activités suivantes: conseiller sur la gestion des documents pour l’université; acquérir, conserver et mettre à disposition des archives non officielles et / ou privées; assurer la liaison avec les autres agences d’archives de la province dans le cadre d’une entreprise commune visant à préserver son patrimoine universitaire et culturel; veiller à ce que les règles et réglementations régissant l’accès au matériel et son utilisation soient respectées.
• L’Alberta Post-Secondary Learning Act confie aux programmes et services de l’université la collecte d’informations dans le cadre de leurs activités habituelles. Le calendrier des documents d’archives concerne l’acquisition des documents appropriés des fonctions et activités de l’université.
• Les accords de donation conclus avec les archives doivent respecter la Loi sur le droit d’auteur canadien (LR 1985, c. C-42). Les archives demandent le droit d’auteur sur le matériel offert, à moins qu’un accord ne soit conclu avec le donateur concernant la diffusion et la concession sous licence de matériel distinct protégé par le droit d’auteur.
• Conformément à la Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels (LR 1985, c. C-51), la Commission canadienne de révision des exportations culturelles attribue aux agences d’archives canadiennes des responsabilités en matière d’identification et d’évaluation des biens culturels et établit la juste valeur marchande des cadeaux. Les archives de l’Université de l’Alberta sont une institution autorisée en vertu de cette loi.
• Le chapitre H-9 de la loi provinciale sur les ressources historiques contient des dispositions relatives à l’authenticité des copies de documents à titre de preuve et s’applique lorsque les archives de l’université acquièrent, reçoivent, transfèrent, disposent ou vérifient la garde de documents liés à des organismes provinciaux. À partir de 1999, les archives de l’Université de l’Alberta sont devenues assujetties à la Loi albertaine sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (RSA 2002 F -25), qui fournit un cadre pour l’accès du public aux documents et la protection de la vie privée. La loi exige des dispositions de sécurité raisonnables pour protéger les informations personnelles et permet au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de mener des enquêtes dans les organisations gouvernementales afin de garantir le respect des règles relatives à la destruction des documents.
• Une archive est définie comme l’ensemble des documents produits et reçus par une personne physique ou morale ou une organisation dans la conduite des affaires, quelles que soient leur date, leur forme physique ou leurs caractéristiques, et préservés du fait de leur valeur durable. Ceci est synonyme du terme fonds.
• Selon la définition donnée dans la loi de l’Alberta sur la liberté d’information et la protection de la vie privée, le terme “enregistrement” désigne un enregistrement d’informations, sous quelque forme que ce soit, comprenant notes, images, enregistrements audiovisuels, rayons X, livres, documents, cartes, dessins, photographies, lettres, pièces justificatives. et les papiers et toute autre information écrite, photographiée, enregistrée ou stockée de quelque manière que ce soit, à l’exclusion des logiciels et des mécanismes produisant des enregistrements.
• La Loi de l’impôt sur le revenu, LRC 1985, définit les procédures et les conditions d’admissibilité aux crédits d’impôt fédéraux pour les propriétaires de documents privés qui décident de donner leurs documents à des archives publiques.
• Les artefacts, définis comme des «produits d’art humain ou de fabrication», ne sont normalement pas acquis en vertu de la présente politique d’acquisition, sauf circonstances exceptionnelles ou s’il s’agit de publications officielles de l’université.
• En règle générale, les archives de l’université n’achètent ni livres, ni matériels publiés, sauf s’ils ont des raisons particulières ou impérieuses d’accompagner des documents d’archives acquis ou, s’il s’agit de publications officielles de l’Université.
• Méthodes d’acquisition :
  • enregistrement des horaires d’élimination
  • cadeau / donation
  • achat (quand et si les fonds sont disponibles)

1. Les acquisitions sont effectuées conformément à la législation en vigueur relative aux fonctions d’archivage.
2. Les documents d’archives donnés à l’Université de l’Alberta ou à ses archives deviennent la propriété de l’établissement.
3. La politique d’acquisition des archives de l’université doit être conforme aux quatre principes fondamentaux de l’approche “archives globales” qui sont les suivants:
   • les archives acquièrent, à leur discrétion, des documents d’archives selon leurs critères d’acquisition, quel que soit le support.
   • les archives, à leur discrétion, peuvent acquérir du matériel documentant toutes les couches sociales, politiques et économiques pertinentes de la société desservie.
   • les archives conseilleront et, le cas échéant, assisteront le Bureau des archives de l’Université dans la gestion des archives de l’université dans le cadre du programme de gestion des archives de l’université.
   • les archives travailleront, s’il y a lieu, en appui aux institutions et organisations archivistiques provinciales, nationales et internationales afin de maintenir un réseau intégré de ressources archivistiques.
4. Toutes les acquisitions d’enregistrements privés doivent être conformes au cadre de la politique d’acquisition.
5. En travaillant avec des responsables de documents sélectionnés, l’archiviste de l’université évaluera et programmera individuellement les documents officiels créés par chaque bureau de campus.

Avec la croissance de l’administration moderne, les progrès de la technologie de l’information et les pressions croissantes exercées par l’histoire sociale, les sciences humaines et naturelles et la généalogie, les archives de l’Université de l’Alberta sont de plus en plus tenues de conserver des documents contenant diverses créations et dont le nombre est croissant. Reconnaissant cette énorme quantité d’informations, les archives appliqueront des critères d’évaluation pour n’acquérir sélectivement que des documents déterminés à définir au mieux le fonctionnement et les expériences de l’université dans toutes ses manifestations. Les archives évalueront les documents officiels contenant des renseignements personnels, bureau par bureau, en établissant un calendrier des dossiers fondé sur les pouvoirs légiférés.

1. Critères de preuve et d’information

1.1 Provenance

L’identité du créateur des documents dont l’acquisition est envisagée est un critère d’évaluation principal. Le profil du doit être lié aux atouts historiques thématiques des fonds des archives universitaires (voir section 5.0), aux domaines de priorité et de spécialisation identifiés pour la recherche et l’enseignement universitaires ou être d’une importance telle que l’archiviste universitaire décide que l’acquisition est appropriée. À la discrétion de UAA (Archives de l’Université de l’Alberta), des travaux individuels du corps professoral peuvent être obtenus si la personne a apporté une contribution significative à sa discipline professionnelle ou à la communauté universitaire, professionnelle ou parascolaire. Cela sera déterminé en fonction des réalisations du professeur dans les domaines suivants: composition des comités de rédaction de revues professionnelles ou universitaires; une liste de publications comprenant des monographies académiques importantes et des revues respectées; un taux de citations élevé dans les travaux d’autres universitaires; un nombre élevé de membres de comités d’étudiants diplômés; bourses de recherche; enseigner des citations; recommandations d’autres universitaires dans les disciplines pertinentes, réalisations personnelles importantes et contributions de la communauté.

1.2 Intégrité et exhaustivité du fonds

L’exhaustivité d’un fonds est un critère précieux lors de l’évaluation de documents en vue de leur acquisition. La préférence sera donnée aux documents qui documentent de manière exhaustive les activités administratives, opérationnelles et, le cas échéant, privées du créateur. Toutes les acquisitions seront inspectées pour en vérifier l’authenticité et l’intégrité.

1.3 Concentration de l’information

La préférence sera donnée au matériel offrant une couverture large ou complète d’un domaine particulier.

1.4 Utilité pour un public approprié

Les archives donneront la préférence à l’acquisition de matériel qui répond à la demande d’un auditoire adéquat et démontrable. Cela comprendra: utilité pour les opérations de l’institution; le plaidoyer d’une circonscription électorale du campus; les demandes de la part de l’auditoire actif en matière de recherche et d’enseignement; adéquation aux réseaux provinciaux, nationaux, et internationaux de ressources archivistiques (c.-à-d. Archives Network of Alberta) et potentiel de collaboration.

1.5 Caractère unique de l’information

Les archives donneront la priorité aux documents contenant des informations uniques ou originales. La valeur archivistique du matériau augmente avec sa rareté. Cela inclut du matériel qui n’est pas disponible autrement. Inversement, si ses informations sont dupliquées dans des sources secondaires, le matériau perd de sa valeur en tant qu’acquisition archivistique.

1.6 Valeur temporelle du contenu des enregistrements

L’âge de l’information dans un fonds varie en valeur selon le sujet documenté. Les disques datant des années 1980 gagnent en valeur s’ils documentent, par exemple, la recherche sur la cartographie du code génétique ou la carrière cinématographique d’Anne Wheeler.

1.7 Valeur symbolique

Certains documents gagneront en valeur car ils évoquent ou incarnent la valeur symbolique d’un événement ou d’un sujet. Par exemple, des documents tels que le Traité 8 ou les papiers du pionnier de l’eugénisme JM MacEachran ont une valeur symbolique supplémentaire au-delà de leur valeur en tant que documentation d’événements ou de personnages.

2. Critères physiques et externes

2.1 Quantité de documents

Un grand fonds contenant une quantité considérable de documents publiés, d’éphémères ou de doublons, taxe les ressources de l’archive, en termes d’espace et de ressources de traitement, et ne contribue pas de manière significative aux ressources du référentiel. Ces acquisitions auront une faible priorité.

2.2 Langue

Les archives universitaires peuvent acquérir et traiter des documents en français et en anglais. Il existe des bureaux et des départements (Campus St. Jean) au sein de l’orbite administrative de l’université qui créent régulièrement des archives en français dans l’exercice de ses fonctions. À moins d’être pertinents pour un projet de recherche particulièrement important, une priorité d’acquisition ou une personne, telle que le dossier d’études ukrainiennes, les archives pourraient ne pas disposer des ressources nécessaires pour acquérir et gérer efficacement des enregistrements dans une autre langue.

2.3 État physique des enregistrements

Les archives n’ont pas les ressources nécessaires pour entreprendre des projets de restauration et de conservation importants et ne peuvent donc accepter de documents nécessitant un traitement de conservation intensif. Les documents acquis doivent être lisibles et dans un état d’organisation raisonnable pour faciliter le traitement. Les archives accepteront les enregistrements sur tous les supports, y compris les documents numériques.

2.4 Média

Bien que les archives reposent sur le principe de l’acquisition de documents d’archives sur tous les supports, certains formats de supports sont difficiles à préserver et font peser un fardeau inconciliable sur les ressources de ces derniers. Ces supports incluent: – les enregistrements gravement endommagés (voir 2.3). – les informations électroniques créées et / ou stockées sur des logiciels et du matériel existants, indisponibles ou difficiles à mettre à niveau. – les enregistrements d’images sonores et en mouvement enregistrés et / ou stockés sur des formats existants (enregistrements sonores de cylindres de cire) qui nécessitent un équipement actuellement indisponible ou difficile d’accès. Ces enregistrements seront examinés au cas par cas avec une acquisition basée sur les ressources.

2.5 Artefacts

Les archives doivent axer leurs activités d’acquisition sur les documents. Les archives ne pourront acquérir d’objets ayant une valeur artificielle que s’ils possèdent un lien unique avec les fonds préexistants.

3. Contrats et obligations légales

3.1 Droit d’auteur

Le droit d’auteur est une préoccupation fondamentale pour chaque acquisition. Les archives s’attendent à ce que les donateurs détiennent le droit d’auteur sur le matériel dont l’acquisition est envisagée. Les archives demandent aux donateurs de céder les droits d’auteur à l’université, mais envisageront néanmoins d’accepter des documents sans obtenir de droits d’auteur si ces documents sont particulièrement pertinents pour les fonds de l’établissement ou les critères d’évaluation.

3.2 Statut d’accès

Les archives universitaires sont assujetties à la loi de l’Alberta sur la liberté d’information et la protection de la vie privée. Les archives pourraient ne pas acquérir de documents si leur accès est principalement limité en vertu de la présente loi ou, en cas de donation privée, si le donateur leur impose des restrictions d’accès trop lourdes. L’acquisition de matériel fortement restreint sera néanmoins prise en compte s’il est clair qu’un consentement écrit est disponible pour les demandes de recherche raisonnables.

3.3 Autorité légale

Les archives de l’université ne peuvent accepter que les documents de personnes ou de bureaux ayant la compétence légale de faire don de documents aux archives.

4. Ressources institutionnelles

4.1 Coût de l’acquisition physique

Les archives n’ont pas les ressources nécessaires pour acheter des documents d’archives et des documents pour ses fonds. Les archives évaluent les coûts liés aux avantages pour tous les documents à acquérir. Les coûts importants comprennent l’évaluation et le déménagement professionnels. Les archives peuvent prendre en charge les frais de déménagement dans la région métropolitaine d’Edmonton, mais elles peuvent également demander l’aide de donateurs pour faire face aux frais d’évaluation et de déménagement hors d’Edmonton et des environs.

4.2 Coût de traitement

Les coûts de traitement incluent un archiviste qualifié pour organiser, décrire, indexer et mettre à disposition les archives à des fins de recherche et à des fins connexes, ainsi que le coût des fournitures et l’espace pour stocker le matériel

4.3 Coût de la conservation

Les coûts de conservation comprennent:

• • • un restaurateur professionnel pour évaluer et travailler sur les fournitures de conservation du matériel.
    • stockage dans un environnement contrôlé.
    • transférer le matériel sur un support numérique, microfilm, microfiche ou autre afin de réduire l’accès à l’original.

Les archives n’ont pas facilement accès à un laboratoire de conservation, mais ont rarement accès à des installations telles que les Collections spéciales Bruce Peel ou les Archives provinciales de l’Alberta.

4.4 Coût de l’accès et référence

Les coûts encourus pour référencer et rendre accessibles les enregistrements nouvellement acquis incluent le temps professionnel alloué à un archiviste qualifié; coûts de production pour la reliure et la reproduction des instruments de recherche; les coûts associés au codage des instruments de recherche numérique et à leur affichage sur le site Web.

Accès:

Le droit ou la possibilité de trouver, consulter ou approcher des documents et / ou des informations.

Accession:

1. L’acceptation formelle et l’enregistrement d’une acquisition.
2. Une acquisition si enregistrée. Acquisition: Un ajout aux fonds des archives de l’université. Les modes d’acquisition les plus courants sont le transfert, le don ou l’achat.

Politique d’acquisition:

Une déclaration officielle publiée par une institution d’archivage identifiant les types de documents qu’elle va acquérir et les conditions qui influent sur leurs acquisitions.

Les archives:

1. L’ensemble des documents produits et reçus par une personne morale ou physique ou une organisation dans la conduite des affaires, quelles que soient leur date, leur forme physique ou leurs caractéristiques, et préservés pour leur valeur durable Ceci est synonyme du terme fonds.
2. Une agence d’institution chargée des acquisitions, de la préservation et de la communication des archives sélectionnées pour la conservation permanente.
3. Un lieu dans lequel les archives sélectionnées pour la conservation permanente sont conservées.

Authenticité:

1. La qualité des documents d’archives permet de rendre un témoignage authentique des actions, processus et procédures qui les ont créés.
2. La qualité d’un document ayant le caractère et l’autorité d’un original.
3. La qualité des archives provient de leur conservation sous la garde continue et pour l’information de leur créateur et de ses successeurs légitimes.

La description:

1. Processus d’enregistrement d’informations sur la nature et la composition des archives pour permettre un contrôle administratif et / ou intellectuel.
2. Une représentation écrite de documents d’archives.

Disposition:

La destination des documents d’archives, telle que déterminée par leur évaluation (aux archives ou à leur destruction).

Valeur probante:

La capacité des documents d’archives à fournir des informations sur les activités de leurs créateurs.

Instrument de recherche:

Un document descriptif créé pour permettre la récupération de documents d’archives.

Fonds:

L’ensemble des documents accumulés par des personnes physiques ou morales dans la conduite de leurs activités personnelles ou professionnelles.

Valeur informative:

La capacité des documents d’archives à fournir des informations sur les personnes, les lieux et les sujets dont ils parlent.

Contrôle intellectuel:

Le contrôle a été établi sur les documents d’archives en documentant dans les instruments de recherche leur provenance, leur arrangement, leur composition, leur portée, leur contenu informatif et leurs relations internes et externes.

Documents officiels ou institutionnels:

Documents produits par les unités académiques et administratives composant l’université.

Calendrier des enregistrements:

Un document fournissant les descriptions d’une série d’enregistrements et spécifiant sa durée autorisée de conservation et sa disposition finale.

Provenance territoriale:

L’origine d’un groupe de documents par rapport aux zones géographiques. Le concept est lié au principe selon lequel les documents d’archives ne doivent pas être retirés du territoire sur lequel ils ont été créés.